امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمانها و موسسات اقتصادی بکلی متحول شده است و استفاده از رو‎شهای کند و مشکل‎ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمیباشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‎دهند، بسوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه‎جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و منابع در سازمان می‎باشد. راه‎حل‎های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می‎سازد.

قابلیتها و امکانات اصلی کارتابل الکترونیک

  • مشاهده ارجاعات، گردش و اطلاعات نامه با اشاره به هر ردیف نامه
  • مشاهده چرخه و توالی ارجاعات بصورت گرافیکی
  • دریافت یکجای نامه و کلیه سوابق و پیوستها در قالب یک فایل فشرده
  • امکان مشاهده نامه های متنی در قالب Word و PDF
  • مشاهده thumbnail نامه‌ها، بزرگنمایی، کوچکنمایی و چرخش نامه‌ها
  • دسته بندی نامه‌های دریافت شده برحسب تاریخ دریافت، فرستنده، اولویت نامه‌ها و …
  • پرینت نامه‌ها (بدنه نامه، بدنه همراه ارجاعات، بهمراه یادداشت و جوابیه و…)
  • جستجوی پیشرفته برروی تمام شاخصه‌های نامه
  • تعریف قوانین کارتابل جهت دسته‌بندی خودکار نامه‌ها
  • امکان دسترسی به کارتابل پست‌های تفویض شده و کارتابل افراد جانشین
  • امکان الصاق نامه‌ها به هم در جهت تولید زنجیره سوابق نامه
  • دریافت یا ارسال هشدار لازم در صورت دیرکرد زمان پاسخگویی
  • پیگیری و نظارت برروند گردش و اقدامات انجام شده بر روی نامه‌ها
  • انتخاب چند نامه و Drag&Drop آنها به پرونده‌های دلخواه
  • و…

قابلیتها و امکانات اصلی ارجاع

  • استفاده از قلم نوری در هنگام درج پاراف بر روی بدنه نامه
  • پیروی خودکار از قوانین کارتابل در هنگام ارجاع نامه
  • ارسال SMS و اطلاع رسانی در هنگام ارجاع نامه
  • انتخاب و ارجاع چندین نامه به صورت همزمان
  • تعیین مهلت پاسخگویی بر روی ارجاعات مختلف
  • تعیین نوع و الویت ارجاع
  • ارجاع نامه به صورت محرمانه
  • ایجاد گروه بندی گیرندگان و ارجاع گروهی
  • تعریف گیرندگان مورد علاقه و مشاهده آنها در ابتدای لیست
  • ارجاع نامه به تمامی گیرندگان قبلی
  • ارجاع با دو امکان انتقال یا باقی ماندن نامه در کارتابل
  • ذخیره متون پرکاربرد جهت استفاده در هنگام ارجاع
  •  و

قابلیتها و امکانات اصلی ارجاع

  • ƒ تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت های مختلف شماره گذاری
  • قابلیت اتصال به انواع اسکنر (تک برگی یا دسته‌ای)
  • قابلیت بهبود خودکار کفیت و سایز تصویر و کنترل حجم نامه های اسکن شده
  • بزرگنمایی، کوچک نمایی و گردش تصاویر اسکن شده
  • دریافت و ارسال خودکار ایمیل از دبیرخانه
  • تبدیل خودکار ایمیلهای دریافت شده به نامه وارده
  • دریافت و ارسال خودکار فکس از دبیرخانه
  • تبدیل خودکار فکسهای دریافت شده به نامه وارده
  • پشتیبانی از جدیدترین نگارش پروتکل ECE جهت تبادل با سایر سیستمها
  • پشتیبانی از پروتکل PTP جهت تبادل خودکار با سایر سازمانهای دارای نرم افزار فراگستر
  • جستجو و مشاهده تمامی نامه‌های قابل دسترس توسط واحد دبیرخانه
  • مشاهده روند گردش نامه از طریق وب سایت سازمانی توسط ماژول تکریم ارباب رجوع
  • چاپ فیش و ارسال خودکار SMS در هنگام ثبت نامه در دبیرخانه
  • مشاهده گردش نامه ها، یادداشت و جوابیه‌ها و آخرین گیرندگان نامه
  • مشاهده کلیه تاریخچه تغییرات نامه
  • تعریف نامحدود پرونده های بایگانی به صورت سلسله مراتبی
  • تعیین سطوح دسترسی واحدها و افراد به هرکدام از پرونده های بایگانی
  • امکان انتخاب دسته ای و انتقال نامه ها به پرونده های بایگانی
  • جستجوی سریع در بین نامه های بایگانی شده دریک یا چند پرونده
  • دسته بندی پرونده بایگانی شخصی و سازمانی
  • امکان باقی ماندن اصل نامه در هنگام بایگانی در کارتابل، و یا انتقال کامل نامه به پرونده بایگانی
  • و…

تقویم و مدیریت جلسات

  • ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص
  • ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقات‎ها و جلسات در سررسید الکترونیکی
  • درج زمان یادآوری برای جلسات
  • دعوت مدعوین جلسه از طریق ایمیل
  • صدور دعوت نامه خودکار به مدعوین
  • ارسال پیامک خودکار جهت یادآوری جلسه
  • تایید و یا رد جلسات از طرف مدعوین
  • ثبت وضعیت حضور‌ اعضا در جلسات
  • امکان ثبت صورتجلسات و ارسال خودکار آن به کارتابل حاضرین
  • امکان تنظیم جلسات داخلی سازمان (مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعو در جلسه، تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعو در جلسه)
  • رزرو مکان جلسات
  • کنترل تداخل مکانی و زمانی جلسات
  • کنترل زمان حاضرین پیش از ارسال دعوت نامه
  • آرشیو جلسات و ذخیره محتوای تولید شده
  • امکان ایجاد Task و ارجاع آن بصورت فردی یا گروهی
  • هشدار خودکار جلسات و Task هر کاربر به محض ورود به سیستم

مدیریت فکس، ایمیل و پیامک

با راه اندازی سرویس مدیریت فاکس اتوماسیون اداری در سازمان، کاربران هر واحد سازمانی قادر هستند بدون نیاز به دستگاه فاکس و تنها از طریق یک سرویس نرم‌افزاری فاکس، مستقیما بصورت الکترونیکی نسبت به دریافت و ارسال فاکس از داخل سیستم اتوماسیون اداری اقدام نمایند.

  • پشتیبانی ازگردش کاملاً الکترونیک فاکس دریافتی و ارسالی درسازمان
  • کارتابل فاکس‎دریافتی و ارسالی
  • امکان گزارش‎گیری از وضعیت فاکس های دریافتی و ارسالی
  • امکان ارسال نامه‎توسط فاکس مستقیما از داخل سیستم
  • امکان مجزاسازی فاکس‎در دبیرخانه‌های مختلف
  • امکان تبدیل فاکس‎های دریافتی به نامه‎ی وارده و یا داخلی
  • امکان مشاهده لحظه به لحظه وضعیت فاکس ارسالی

مدیریت پست الکترونیکی (ایمیل)

با راه‌اندازی سرویس مدیریت پست الکترونیکی، امکان تعریف ایمیل‌ سازمانی کاربران در سیستم وجود دارد بطوری که کاربران میتوانند از داخل کارتابل وب میلی که بدین منظور تهیه شده، بصورت مستقیم از داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری، نسبت به دریافت و ارسال ایمیل‌ اقدام نمایند.

همچنین امکان قابل توجهی برای کاربرانی که تاکنون بصورت تخصصی کاربر نرم‎افزار Microsoft Outlook بوده‌اند و ایمیل های خود را از طریق این نرم‌افزار مدیریت می نمودند، ایجاد شده که بدون نیاز به تغییر محیط کاربری خود، بتوانند پس از نصب افزونه ویژه Outlook، از همان نرم‎افزار Outlook  جهت دربافت ایمیل های خود بهرمند گردند و به سادگی ایمیل های مورد نظرشان را تنها با یک کلیک بداخل نرم ‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر منتقل نمایند و سپس در قالب یک نامه، اقدامات بعدی را روی آن انجام دهند.

  • امکان تعریف آدرس ایمیل‌ سازمانی کاربران
  • مشاهده ایمیل‌ درکارتابل دریافتی
  • امکان ارسال مستقیم نامه به آدرس ایمیل
  • امکان تبدیل ایمیل‌ دریافتی به نامه
  • مدیریت نامه و ایمیل‎دریافتی دریک محیط
  • دریافت و ارسال ایمیل سازمانی بدون نیاز بداشتن اینترنت بر روی کلاینت
  • امکان آرشیو ایمیل‌
  • قابلیت اتصال به Mail Server

مدیریت پیامک

با راه‌اندازی سرویس پیامک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر، می‎توان به محض دریافت نامه و  یا کار جدید در کارتابل و سایر بخش‎هایی که در سیستم تعریف شده است به کاربر از طریق پیامک اطلاع رسانی شود. این سرویس قابلیت اتصال به انواع GSM Modem و SMS Service Provider  را دارا میباشد.

  • امکان ارسال و دریافت SMS درهنگام دریافت نامه و سررسید موعد کار

کارتابل آفلاین

با استفاده از زیرسیستم کارتابل آفلاین میتوانید تمام یا بخشی از نامه‎های داخل کارتابل را به همراه کلیه ملحقات و شرح ارجاعاتی که تا به حال داشته‎اید به نرم‎افزار Microsoft Outlook انتقال دهید و سپس در جای دیگری (مثلا منزل یا مسافرت) بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‎های خود را مشاهده و دستورات خود را روى نامه‌ و یادداشت‎برای پرسنل خود ارجاع نمایید.
سیستم اتوماسیون اداری به محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی، عملیات بروزرسانی را انجام می‎دهد و مستندات و ارجاعات را برای گیرندگان بطور خودکار ارسال میکند.
همچنین ایمیل های دریافتی خودتان را ازOutlook  فقط با یک کلیک بداخل پیش نویس های اتوماسیون اداری تان منتقل نمایید و سپس اقدام به شماره نمودن پیش نویس ها و ارجاع آنها در بستر اتوماسیون اداری فراگستر نمایید.

برای استفاده از این قابلیت، تنها کافیست افزونه (Add-Ins) تولید شده را برروی Outlook خود نصب نمایید و دیگر نیاز به هیچگونه تنظیم و دسترسی خاصی وجود نخواهد بود.

  • امکان یکپارچگی با کاربری‌های تعریف شده درExchange Server
  • ارسال خودکار تمام یا بخشی از نامه‌های کارتابل به Outlook با استفاده ازمحدوده زمانی تعریف شده
  • امکان مشاهده متن نامه (تصاویر و متون) درInbox  نرم‎افزار  Outlook
  • امکان ارجاع مستقیم و درج پاراف ازOutlook  به گیرندگان تعریف شده درسیستم اتوماسیون اداری و انتقال نامه به کارتابل اتوماسیون اداری
  • امکان فراخوانی نامه‎ها از داخل کارتابل اتوماسیون اداری به Inbox نرم افزار Outlook و ارسال آن بصورت ایمیل
  • امکان تهیه پیش‌نویس ازروی ایمیل دریافت شده و سپس ثبت یا اندیکاتور کردن آن
  • امکان چرخش (Rotate) بدنه Email در زمان دریافت
  • امکان درج پیوست تصویری ایمیل در بدنه نامه